Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Deze regels bepalen welke gegevens de vereniging in haar bestanden registreert en waar deze bestanden zich bevinden. Daarnaast moet de vereniging een aantal gegevens delen met de Koninklijke Nederlandse Vereniging EHBO (KNV EHBO) voor de Digitale Ledenadministratie (DLA/Gengko). Zie verder het jaarverslag voor meer informatie.

Het privacy-/AVG-reglement van de KNV EHBO vindt u op koninklijke-ehbo.nl/contact/privacyreglement/.

Tevens staan een aantal gegevens geregistreerd bij het Oranje Kruis. Het Oranje Kruis is een onafhankelijke organisatie op het gebied van eerste hulp en is als enige verantwoordelijk voor onder andere het afnemen van examens en het uitreiken en verlengen van de EHBO-diploma's en EHBO-pasjes. Het privacy-/AVG-reglement van het Oranje Kruis vindt u op ehbo.nl/over-ons/.

Wat wordt in onze vereniging waar bijgehouden

De secretaris registreert een aantal gegevens van de leden, benodigd voor het voeren van de ledenadministratie, als volgt:

• Uw NAW-gegevens, t.b.v. de landelijke registratie, maar ook om u schriftelijk te kunnen bereiken indien nodig;
• Uw geboortedatum, in verband met de vermelding op het EHBO-diploma en ter controle van uw diploma op de portal van het Oranje Kruis;
• Uw telefoonnummer en e-mailadres, om op korte termijn contact met u op te nemen, bijvoorbeeld bij het uitvallen van een les of om te corresponderen over diensten;
• Uw diplomanummer, datum van het examen en de 'geldig tot'-datum;
• Uw aanwezigheid bij de herhalingslessen, zodat de aangewezen instructeur(s) een oordeel kunnen vellen over het al dan niet verlengen van het diploma;
• Uw aanwezigheid bij de Algemene Ledenvergadering, onder meer om bij besluitvorming aan te kunnen tonen dat bij meerderheid van stemmen is besloten;
• De datum waarop u lid bent geworden en de datum waarop u examen heeft gedaan (i.v.m. jubilea);
• De datum waarop u instructeur, LOTUS of bestuurslid bent geworden, in verband met jubilea;
• Uw voorkeur voor het ontvangen van mail over diensten;
• Registratie dat u een wijkpost heeft, zodat wij op basis van het aantal wijkposten aanspraak kunnen maken op subsidie;
• De groep waarin u bent ingedeeld voor de herhalingslessen, om u gericht te kunnen benaderen bij wijzigingen en een evenredige verdeling van de leden over de groepen te bewaken.

Deze gegevens staan in wachtwoordbeveiligde overzichten die de secretaris beheert en die worden gedeeld met de bestuursleden respectievelijk de instructeurs. Buiten deze gegevens is uw bankrekeningnummer bekend bij de penningmeester vanwege het betalingsverkeer. Dit gegeven wordt niet vastgelegd en/of binnen het bestuur gedeeld.

De diverse bestanden worden bijgehouden op computers met diverse beveiligingssoftware. Dit geldt ook voor de back-ups van deze bestanden. Alleen de noodzakelijke gegevens staan ook in de Digitale Ledenadministratie van de KNV EHBO. Deze gegevens zijn niet inzichtelijk voor anderen dan voor het bestuur van de afdeling Bergen op Zoom. Omdat deze online staan, heeft het bestuur ervoor gekozen de registratie online tot het minimaal noodzakelijke te beperken.

Om te voorkomen dat uw gegevens buiten het bestuur bekend worden, worden e-mails in BCC verstuurd zodat anderen uw mailadres niet kunnen lezen.

Bestuursleden tekenen bij aanvang van hun functie een geheimhoudingsverklaring waarin zij onder andere verklaren dat de gegevens niet worden gedeeld met derden zonder uw uitdrukkelijke toestemming, dat informatie die binnen het bestuur wordt gedeeld niet naar buiten wordt gebracht en dat na beëindiging van de functie de ontvangen gegevens worden ingeleverd of vernietigd. Zie verder het beleidsplan voor meer informatie.

De vereniging houdt geen bijzondere persoonsgegevens bij, waaronder persoonsgegevens van gevoelige aard worden bedoeld zoals godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksueel leven of lidmaatschap van een vakvereniging of politieke partij. Dit is alleen toegestaan als u daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven. Dit zou het geval kunnen zijn bij een medische aandoening waarbij u het van belang vindt dat anderen daarvan op de hoogte zijn in verband met eventueel te verlenen hulp. In voorkomend geval wordt u verzocht contact op te nemen met een bestuurslid.